Rappels des rendez-vous¶
Les rappels de rendez-vous sont des messages envoyés automatiquement aux patients quelques jours avant leur rendez-vous, pour les informer de la date et de l’heure de leur prochain rendez-vous et pour leur transmettre les coordonnées (adresse, téléphone) de votre cabinet. Ces rappels permettent de réduire efficacement le nombre de rendez-vous “oubliés” où le patient ne se présente pas par simple oubli.
Les rappels sont envoyés seulement aux patients dont l’adresse email et/ou le numéro de téléphone portable est indiqué. De plus, ne sont pas concernés les événements de type « réunion » ou ceux pour lesquels un patient n’est pas renseigné.
Rappels par email¶
Voici les différents types de rappels qui peuvent être activés et envoyés par email :
Confirmation du rendez-vous : email envoyé lors de la création d’un nouveau rendez-vous dans le calendrier. Il n’est pas envoyé immédiatement, ce qui vous permet d’effectuer quelques modifications si nécessaire, mais sera envoyé dans l’heure qui suit sa création.
Rappel à J-7 : email est envoyé au patient 7 jours avant la date de son rendez-vous. Ces rappels sont généralement envoyés vers 11h du matin.
Rappel à J-3 : envoi 3 jours avant le rendez-vous vers 10h du matin.
Rappel à J-1 : envoi la veille du rendez-vous à 8h du matin.
Modification : email envoyé pour informer le patient que son rendez-vous a été modifié (date, heure, catégorie ou lieu modifié). L’envoi est effectué dans l’heure qui suit la modification.
Annulation : email envoyé pour informer le patient que son rendez-vous a été annulé (quelqu’en soit la raison). L’envoi est effectué dans l’heure qui suit l’annulation.
Désistement : email envoyé pour informer le patient qu’un créneau s’est libéré plus tôt.
Avis à J+1 : envoi le lendemain du rendez-vous à midi.
Avis à J+7 : envoi une semaine après le rendez-vous à midi.
Rappels par SMS¶
Remarque
Cette fonctionnalité est disponible seulement avec certains forfaits
L’envoi d’un message par SMS, ou Texto, est souvent plus efficace que l’envoi d’un email, car les patients ne regardent pas toujours leur boîte de réception. Ici, le rappel est envoyé directement sur le téléphone portable du patient.
Voici le type de rappels qui peut être activé et envoyé par SMS :
Rappels SMS à J-2 : un SMS est envoyé sur le téléphone du patient environ 48 heures avant le rendez-vous. Par exemple, si un patient a rendez-vous mercredi matin à 9h30, alors un SMS est envoyé le lundi qui précède entre 9h et 10h.
Le champ Nom abrégé permet de personnaliser le nom de l’expéditeur et de définir un nom court (entre 3 et 11 caractères) qui s’affichera à la place du numéro d’envoi lors de la réception du SMS.
Personnalisation par patient¶
Par défaut, tous les patients recoivent les messages de rappels, mais il est parfois utile de les désactiver ou de n’envoyer que certains rappels. Par exemple, il n’est pas nécessaire d’envoyer les rappels SMS à quelqu’un qui n’a pas de téléphone portable. Ainsi, il est possible de personnaliser les rappels envoyés et ce pour chaque patient ou contact du répertoire.
Pour se faire, ouvrez le dossier concerné pour le modifier et dans la rubrique Rappels, choisissez l’option « Personnalisés » et sélectionnez (ou désélectionner) les rappels souhaités.
Personnalisation du contenu des rappels¶
Pour chaque rappel, un message par défaut est proposé, mais il est possible de le personnaliser. Vous pouvez par exemple donner des consignes ou demander aux patients d’apporter des documents spécifiques. Pour cela, nous vous recommandons de définir les informations pratiques de chaque catégorie d’événement, et de préciser les détails sur le lieu du rendez-vous. Ces informations seront alors automatiquement envoyées en fonction de la catégorie et du lieu sélectionné.
Vous pouvez également modifier la structure des messages. Attention cependant à bien laisser les balises “variables” qui correspondent aux données sur le rendez-vous (voir tableau ci-dessous). Pour les SMS, le message est limité à 140 caractères.
Variable |
Description |
Exemple |
|---|---|---|
{{ doctor }} |
Nom du praticien qui réalisera la séance |
Mr Pascal Baudin |
{{ datetime }} |
Date et heure du rendez-vous, au format long |
mardi 8 septembre 2021 à 11:00 |
{{ datetime_short }} |
Date et heure du rendez-vous, au format court |
mardi 08/09 à 11h00 |
{{ videolink }} |
Lien de connexion à la plateforme de visio pour les rendez-vous qui se déroulent en ligne |
|
{{ category_name }} |
Nom de la catégorie associée |
Séance de suivi |
{{ category_info }} |
Informations pratiques définies dans la catégorie de l’événement |
Apporter un tapis de sol |
{{ category_feedback }} |
Informations pour après le RDV définies dans la catégorie de l’événement |
Suite à la séance, sentez-vous une amélioration ? |
{{ location_name }} |
Nom du lieu du rendez-vous |
A domicile |
{{ location_address }} |
Adresse complète du lieu, incluant le code postal et la ville |
31 Rue Martin, 2e étage, 34000 Montpellier |
{{ location_info }} |
Informations complémentaires sur le lieu du rendez-vous |
Bus 36. Parking vélo |
{{ center_name }} |
Nom de votre cabinet |
Cabinet de P Baudin |
{{ center_address }} |
Adresse complète de votre cabinet, incluant le code postal et la ville |
31 Rue Martin, 2e étage, 34000 Montpellier |
{{ center_phone }} |
Numéro de téléphone principal de votre cabinet, affiché selon le format standard de votre pays |
04 34 26 18 20 |
{{ center_email }} |
Adresse email principale de votre cabinet |