Factures¶
Après un rendez-vous patient ou suite à une prestation, il est indispensable d’établir une facture qui vous permettra de tenir à jour votre comptabilité. Itiaki vous permet de facturer vos clients en quelques clics et d’éditer des factures détaillées si nécessaire. Vous pourrez alors la remettre au patient ou simplement la conserver dans vos documents comptables.
Liste des factures¶
La liste des factures est accessible depuis le menu principal : . Elle comporte le numéro, la date, le client concerné, le montant total, le montant restant à payer, le statut de la facture et si elle a été envoyée ou non. Des boutons permettent de visualiser leur contenu, de les télécharger et de les modifier. Les factures peuvent être filtrées par statut et le champ situé au-dessus du tableau permet une recherche par numéro, par client ou par date.
Ajouter une facture¶
Une facture peut être créée de plusieurs façons :
Création rapide depuis un rendez-vous à facturer
Création d’une facture détaillée, en partant de zéro
Conversion d’un devis en facture : voir la rubrique Convertir un devis en facture
Facturer rapidement un rendez-vous¶
Les catégories de rendez-vous de l’agenda peuvent être associées à une ou plusieurs prestations. Cela permet un gain de temps considérable puisqu’une fois le rendez-vous réalisé, vous pourrez facturer et encaisser le client en quelques clics. Si nécessaire, commencez par modifier vos catégories d’événement et associer une prestation. Les prochains rendez-vous créés seront alors marqués comme facturables. Si besoin, vous pouvez modifier un rendez-vous et cocher la case facturable.
Une fois la date du rendez-vous passée, ce dernier apparaitra dans la liste des rendez-vous à facturer, que ce soit sur la page d’accueil de l’espace facturation :
Ou depuis le dossier patient :
Vous pouvez également afficher les rendez-vous à venir en cliquant sur le bouton Afficher les futurs RDV.
Sélectionnez le ou les rendez-vous à facturer, et cliquez alors sur le bouton Facturer pour ouvrir la page de facturation rapide.
S’affiche alors le détail des rendez-vous et de la facture proposée. Il est possible d’effectuer une remise en indiquant le montant de la réduction, puis plusieurs options d’encaissement sont proposées :
Choisissez le mode de règlement parmi les options proposées (carte bancaire, espèces, virements, chèque…) puis, si nécessaire, modifiez le montant à encaisser, et validez la facture en cliquant sur le bouton Facturer et encaisser.
Vous pouvez également utiliser un forfait, un bon cadeau, ou envoyer une demande de paiement en ligne. L’option « Payer plus tard » permet de créer la facture avec le statut « A payer » (aucun montant ne sera encaissé) et vous pouvez enfin modifier la facture pour ajouter des prestations ou ajuster les tarifs.
Enfin, sachez qu’il est possible de ne pas facturer un rendez-vous, en cliquant sur le bouton correspondant Ne pas facturer. Vous pourrez si besoin le marquer à nouveau comme Facturable en modifiant le rendez-vous depuis l’agenda.
Créer une facture détaillée¶
Pour créer une nouvelle facture, cliquez sur le bouton Nouvelle facture situé en haut à droite de la liste des factures. Apparait alors un formulaire vous demandant de choisir le patient ou le contact concerné, de préciser la date de la facture (par défaut la date du jour est pré-remplie), et, si vous travaillez avec d’autres praticiens, le praticien qui a effectué la ou les prestations.
Une fois les champs complétés, cliquez sur le bouton Suite pour continuer. La page d’édition de la facture s’ouvre alors.
Commencez par compléter ou modifier les informations principales : date, échéance, statut. Le numéro de la facture est calculé automatiquement. Son préfixe peut être ajusté dans les paramètres de facturation.
Puis, dans la liste déroulante correspondante, choisissez la prestation que vous souhaitez ajouter. Si nécessaire, vous pouvez créer une nouvelle prestation en cliquant sur le bouton Gérer. Le prix unitaire et le taux de TVA sont alors automatiquement pré-remplis. Vous pouvez si besoin également adapter la date ou le rendez-vous correspondant à cette prestation. Saisissez la quantité souhaitée. Si vous souhaitez modifier la description par défaut, cliquez sur le bouton Description. Si vous souhaitez appliquer une réduction, cliquez sur le bouton Remise situé en haut à droite de la liste, et saisissez la réduction pour chaque prestation. Pour ajouter une autre prestation au devis, passez à la ligne en dessous et choisissez une nouvelle prestation. Pour ajouter une nouvelle ligne, cliquez sur lien Ajouter une prestation.
Les liens Insérer un texte permettent d’afficher des champs de saisie supplémentaire pour ajouter du texte libre avant et/ou après la liste des prestations.
Le montant total de la facture est automatiquement mis à jour en fonction des prestations et des quantités choisies.
Une remise en pourcentage ou en valeur absolue peut être appliquée au montant total de la facture. Vous pouvez ainsi facilement proposer une réduction de 10%, ou de 10 EUR, selon les offres de votre cabinet.
Si la facture a déjà été réglée par le client, alors vous pouvez sélectionner le mode de paiement et saisir le montant payé.
N’oubliez pas de saisir les mentions légales qui va dépendre du statut juridique de votre cabinet et des lois applicables dans votre pays.
Une fois toutes les informations saisies, cliquez sur le bouton Enregistrer et voir l’aperçu pour sauvegarder et générer la facture au format PDF. Vous pourrez alors choisir de l’envoyer par email, le télécharger ou l’imprimer.
Statut des factures¶
Les factures peuvent avoir les statuts suivant :
Brouillon : la facture est en cours d’édition, elle n’est pas terminée.
Envoyée : la facture a été envoyée au client. Le numéro est alors automatiquement généré et ne peut plus être modifié.
A payer : la facture est en attente de paiement par le client.
Payée : la facture a été payée par le client.
Annulée : la facture n’a plus lieu d’être et est marqué comme annulée.
Echéance dépassée : la date limite de paiement est dépassée.
A l’exception de la date d’échéance qui est calculée automatiquement, le statut de chaque facture est défini par l’utilisateur lors de l’édition d’une facture, en fonction de son état d’avancement et de vos échanges avec le client.
Visualiser le détail d’une facture¶
Pour voir le détail d’une facture, cliquez sur le bouton Visualiser depuis la liste des factures.
Envoyer une facture par email¶
Vous pouvez envoyer la facture originale ou, si elle a déjà été réglée, la facture acquittée. Elle contiendra alors la mention « acquittée » et le détail du règlement. Pour envoyer une facture par email, ouvrez l’aperçu de la facture et cliquez sur le bouton Envoyer. Apparait alors une nouvelle fenêtre, où vous pouvez sélectionner l’adresse email du destinataire (ou la saisir si besoin), l’objet du message et son contenu. La facture est envoyée en tant que pièce jointe, au format PDF.
Télécharger une facture¶
Pour télécharger une facture au format PDF, ouvrez l’aperçu de la facture et cliquez sur le bouton Télécharger. Seules les factures qui n’ont plus le statut Brouillon peuvent être téléchargées.
Supprimer une facture¶
Une facture est un document comptable qui une fois établie, ne peut être supprimée. Vous pouvez en revanche la marquer comme Annulée et elle ne sera pas prise en compte dans les rapports.
Exporter la liste des factures¶
La liste des factures peut être exportée au format CSV (Comma-Separated Values), un format de fichier ouvert où les valeurs sont séparées par des virgules. Pour cela, il suffit de cliquer sur le bouton Exporter la liste qui est situé au-dessous de la liste des factures. Si besoin, vous pouvez choisir une période (date de début et date de fin) et le praticien concerné.