Paramètres de prise de RDV¶
Vous pouvez activer et personnaliser la prise de RDV en ligne en adaptant les paramètres par défaut.
Activer la prise de RDV¶
Pour activer la prise de RDV, allez dans le menu . Au préalable, il sera nécessaire de créer une page de présentation.
Cliquez sur le bouton Paramètres, puis cliquez sur le bouton Activée pour activer (ou désactiver) la prise de rendez-vous. Si l’option est activée, le formulaire de réservation s’affichera sur la page de présentation. Si l’option est désactivée, le formulaire ne sera pas visible et seules les coordonnées (email, téléphone) du cabinet s’afficheront.
Par défaut, la prise de RDV est ouverte à tout le monde, mais il est possible de l’ouvrir seulement aux personnes déjà suivies et même de mettre en place une liste d’attente pour les nouveaux patients grâce aux options suivantes :
Ouvert à : défini qui peut réserver en ligne, soit tout le monde, soit seulement les personnes déjà suivies au cabinet (celles qui ont un dossier de suivi), ou bien celles qui sont suivies et qui ont activées leur espace client. Une vérification est réalisée au moment de la réservation et si le patient n’est pas reconnu, il sera invité à contacter le cabinet ou à s’inscrire sur liste d’attente.
Liste d’attente : si la prise de RDV en ligne est ouverte seulement aux personnes déjà suivies, vous pouvez mettre en place une liste d’attente qui permettra aux nouveaux patients de s’inscrire et d’indiquer leur problématique et leur disponibilité. Vous pourrez alors vérifier les demandes via le menu correspondant afin de les accepter ou les refuser.
Période de réservation¶
Vous pouvez définir la période pendant laquelle les réservations peuvent être effectuées. Il s’agit une période glissante avec des délais minimum et maximum calculés à partir de la date du jour.
Délai minimum : délai à partir duquel les créneaux de réservation seront visibles. Autrement dit, acceptez-vous les RDV pris le jour même ? Ou souhaitez-vous un délai de quelques jours ? Options disponibles : aucun, ou de 1h à 1 mois.
Délai maximum : durée pendant laquelle les créneaux de réservation seront visibles, au-delà ils ne seront pas proposés. Cela vous permet d’anticiper vos absences et vos congés. Options disponibles : de 7 jours à 24 mois.
Limite quotidienne : Nombre maximum de rendez-vous qui peuvent être réservés en ligne chaque jour, par praticien.
Marge de temps : pour chacune des catégories d’événements proposées, il est possible de définir une marge de temps qui sera ajoutée après la durée par défaut de la catégorie. Cette marge peut être utile si, par exemple, vous avez l’habitude de prendre 15 minutes de pause entre chaque séance. Les créneaux proposés en ligne respecteront alors cet intervalle et pour une séance dont la durée initiale est de 45 min, seront proposés alors des créneaux toutes les 60 minutes. A noter que ces marges ne sont actives que pour la prise de rendez-vous en ligne, et il vous sera toujours possible d’ajouter un événement juste après un rendez-vous existant lorsque vous êtes sur votre agenda.
Notifications et vérification¶
Notifications¶
Par défaut, un email de notification est envoyé au praticien associé au calendrier pour l’informer lorsqu’un RDV est pris en ligne. Vous pouvez limiter ces envois en choisissant parmi l’une des options suivantes :
Aucune : aucun email ne sera envoyé au praticien
Pour tous les nouveaux RDV : un email sera envoyé à chaque nouveau rendez-vous réservé en ligne
Seulement si le RDV a lieu dans les 48h : un email sera envoyé uniquement pour les RDV dont la date est prévue dans les 48 heures
Seulement si le RDV a lieu dans les 7 jours : un email sera envoyé uniquement pour les RDV dont la date est prévue dans les 7 jours
Vérification¶
Préciser à quel niveau vous souhaitez vérifier les réservations effectuées en ligne :
Vérifier toutes les réservations : vous serez invité à vérifier chaque nouveau rendez-vous pris en ligne, qu’il s’agisse d’un client connu ou d’un nouveau client.
Vérifier seulement les nouveaux clients : les rendez-vous pris par des personnes connues seront automatiquement associées à leur dossier de suivi et vous serez invité à vérifier uniquement les rendez-vous des nouveaux clients. C’est l’option recommandée.
Ne pas vérifier et créer automatiquement les fiches clients : les rendez-vous pris par des personnes connues seront automatiquement associées à leur dossier de suivi et un dossier sera créé automatiquement s’il s’agit d’un nouveau client. Vous pourrez toutefois être invité à vérifier une réservation en cas d’ambiguïté, par exemple si deux dossiers sont retrouvés pour le même nom/prénom.
Espace client¶
- Les personnes qui prennent RDV en ligne n’ont pas besoin de créer un compte pour effectuer leur réservation. Cependant, elles ont la possibilité de créer un compte à postériori grâce au lien d’activation présent dans les emails de rappels. Ce compte leur permet de se connecter à leur espace client où elles retrouveront leurs rendez-vous, les documents que vous partagez et leurs factures.
Si vous ne souhaitez pas proposer d’accès à l’espace client, ou souhaitez gérer l’envoi vous-même, vous pouvez désactiver l’envoi du lien d’activation. Vous pourrez alors l’envoyer manuellement depuis le dossier de suivi.
Politique de report et d’annulation¶
Politique de report¶
Choisissez dans quelle mesure vos patients peuvent reporter leurs rendez-vous pris en ligne :
Aucun report possible : aucun rendez-vous ne pourra être modifié en ligne et les patients seront systématiquement invités à contacter le cabinet
Délai (2h à 2 semaines) : seuls les rendez-vous planifiés à H+2 (ou selon le délai choisi) et au-delà pourront être reportés. Si le rendez-vous est prévu avant, le patient sera invité à contacter le cabinet
Politique d’annulation¶
Choisissez dans quelle mesure vos patients peuvent annuler leurs rendez-vous pris en ligne :
Aucune annulation possible : aucun rendez-vous ne pourra être annulé en ligne et les patients seront systématiquement invités à contacter le cabinet
Délai (2h à 2 semaines) : seuls les rendez-vous planifiés à H+2 (ou selon le délai choisi) et au-delà pourront être annulés. Si le rendez-vous est prévu avant, le patient sera invité à contacter le cabinet
Champ d’application¶
Précisez quels rendez-vous peuvent être reportés ou annulés :
Seulement pour les RDV pris en ligne : le report et l’annulation seront proposés uniquement pour les rendez-vous réservés en ligne. Les rendez-vous ajoutés dans l’agenda par le praticien ne seront pas pris en compte.
Tous les RDV : le report et l’annulation seront proposés pour tous les rendez-vous, qu’ils soient pris en ligne ou ajoutés dans l’agenda.
Options de présentation¶
Affichage des dates : affiche des créneaux disponibles sous la forme d’une liste de dates (par défaut), d’une vue hebdomadaire (semaine sur 4 jours) ou d’une vue mensuelle (calendrier).
Liste de dates |
Vue semaine |
Vue mensuelle |
|---|---|---|
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Genre : rend le champ Genre (Masculin, Féminin) obligatoire, optionnel ou de le masquer.
Date de naissance : rend le champ Dare de naissance obligatoire, optionnel ou de le masquer.
Demander l’adresse : permet de demander l’adresse postale pour les rendez-vous à domicile uniquement, pour tous les rendez-vous, ou de masquer ce champ.
Champ message : permet de rendre le champ message obligatoire ou facultatif.
Libellé du champ message : modifier l’intitulé du champ message pour poser une question de votre choix. Par défaut, le libellé est « Message » est utilisé.
Redirection : URL d’une page web où seront redirigés les clients après la confirmation d’une réservation.
Bouton « Réserver en ligne »¶
Remarque
Cette fonctionnalité est disponible seulement avec certains forfaits
Google propose sur ses fiches d’établissement l’affichage d’un bouton Réserver en ligne qui facilite la prise de RDV lors d’une recherche dans ce moteur ou sur Google Maps. Ce bouton permet d’ouvrir rapidement la page de réservation du cabinet.
Pour afficher ce bouton sur votre fiche d’établissement, il est tout d’abord nécessaire de disposer d’une fiche d’établissement google. Si besoin vous pouvez la créer gratuitement : Créer une fiche d'établissement Google
Une fois créée, il faudra activer l’affichage de ce bouton, en précisant l’URL de votre fiche d’établissement, disponible en suivant les instructions suivantes :
Ouvrir Google Maps
Rechercher votre fiche en saisissant le nom de votre cabinet dans la barre de recherche
Cliquer sur le bouton Partager et copier/coller le lien à partager. Il doit débuter par https://maps.app.goo.gl/
L’apparition du bouton Réserver en ligne prend généralement 48 heures, le temps nécessaire pour qu’Itiaki transmette la demande et que Google mette à jour sa base de données.
Une fois la prise de rendez-vous configurée, vous pouvez gérer vos plages de réservation pour indiquer vos disponibilités.