Calendriers

Si vous travaillez dans un cabinet individuel, le calendrier créé par défaut vous sera sans doute amplement suffisant. Par contre si vous collaborez avec d’autres praticiens au sein de la même structure, vous aurez sans doute besoin de créer d’autres calendriers. Chaque praticien pourra ainsi avoir son propre calendrier, avec ses propres rendez-vous. L’agenda regroupera les différents calendriers, qui pourront être visibles ou non selon les options d’affichage choisies. Notez que vous pouvez aussi créer un calendrier commun à tous les praticiens, pour les réunions d’équipe par exemple.

Liste des calendriers

La liste des calendriers est accessible depuis le menu Gérer le cabinet ‣ Agenda ‣ Calendriers.

Créer un calendrier

Pour créer un nouveau calendrier, cliquez sur le bouton Ajouter un calendrier situé en haut à droite de la liste des calendriers. Saisissez les informations sur le nouveau calendrier, comme détaillées ci-après.

Champ	Description	Exemple
Nom	Intitulé du calendrier	Pascal Badin
Abréviation	Nom abrégé du calendrier	P Baudin
Utilisateur	Utilisateur associé par défaut à ce calendrier. Lorsque l’utilisateur sera connecté, les événements seront automatiquement associés à ce calendrier. Laissez vide s’il s’agit d’un calendrier partagé avec les autres utilisateurs.
Rendre public	Si cochée, le calendrier pourra être partagé dans une autre application (ex: Google Agenda, Outlook, etc). Voir ci-après la section Partager un calendrier
Activé	Si le calendrier est actif, il apparaîtra dans l’agenda. Vous pouvez décocher cette case et rendre un calendrier inactif si l’un de vos collaborateurs arrête temporairement ou définitivement de travailler dans votre cabinet.
Jours à afficher	Choisissez les jours et horaires où le praticien associé au calendrier est présent. Ces créneaux seront ainsi mis en avant dans l’agenda. A noter qu’il sera toujours possible d’ajouter des rendez-vous en dehors des horaires indiqués.

Une fois les champs saisis, cliquez sur le bouton Enregistrer pour créer le nouveau calendrier. Il apparaît alors dans la liste des calendriers, et vous pourrez le modifier si nécessaire.

Modifier un calendrier

Pour modifier un calendrier existant, repérez le dans la liste des calendriers et cliquez sur le bouton Modifier situé à droite. Effectuez les modifications souhaitées (changement du nom, ajout d’un jour de présence, etc.) et cliquez sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder les modifications.

Partager un calendrier

Remarque

Cette fonctionnalité est disponible seulement avec certains forfaits

Le partage de calendrier permet de visualiser les rendez-vous créés sur itiaki dans une autre application, comme Google Agenda, Outlook, ou tout autre logiciel compatible avec le format iCal.

Cette option est pratique pour accéder à vos rendez-vous depuis votre smartphone ou votre ordinateur sans ouvrir l’application itiaki. Pour des raisons de sécurité et de confidentialité, les événements ajoutés depuis l’application tierce ne seront pas synchroniser avec itiaki. Ainsi, si vous créez un rendez-vous sur votre agenda personnel, il n’apparaîtra pas sur itiaki. Seuls les événements et rendez-vous créés sur itiaki seront visibles dans votre calendrier. Par ailleurs, toujours pour des raisons de confidentialité, les informations sur les patients (nom, prénom…) ne sont pas partagées : seuls la date, l’heure, la durée et la catégorie d’événement sont transmis.

Activer le partage de calendrier

Pour activer le partage d’un calendrier itiaki, ouvrez le menu Gérer le cabinet ‣ Agenda ‣ Calendriers. Sélectionnez le calendrier souhaité et cliquez sur le bouton Modifier. Cochez la case “Rendre public” et enregistrez. Dans la liste des calendriers, cliquez sur l’icône de lien de partage pour visualiser l’adresse publique de votre calendrier.

Ajouter dans Google Agenda

Ouvrez votre agenda google et cliquez sur le bouton + (plus) situé dans le menu de gauche, à côté de “Autres agendas”. Sélectionnez l’option “A partir de l’URL”.

Puis, dans le formulaire qui s’affiche, effectuez un copier/coller de l’URL publique de votre calendrier itiaki, et enregistrez. Vos événements itiaki apparaissent alors dans votre agenda Google.

Ajouter dans Outlook Calendrier

Ouvrez Outlook Calendrier, et dans le menu de gauche, cliquez sur le lien Ajouter un calendrier puis sélectionnez S’abonner à partir du web.

Effectuez un copier/coller de l’URL publique de votre calendrier itiaki, et cliquez sur le bouton Importer. Vos événements itiaki apparaissent alors dans votre calendrier Outlook.

Ajouter dans un calendrier iPhone

Sur iOS 15 :

1. Touchez Calendriers en bas de l’écran, puis touchez Ajouter un calendrier.

2. Touchez Ajouter un calendrier avec abonnement, saisissez l’URL du fichier .ics auquel vous voulez vous abonner, puis cliquez sur S’abonner ». Vous pouvez également vous abonner à un calendrier iCalendar (.ics) en touchant le lien correspondant.

Sur iOS 14 :

1. Accédez à Réglages ‣ Calendrier ‣ Comptes ‣ Ajouter un compte ‣ Autre.

2. Touchez Ajouter un cal. avec abonnement.

3. Saisissez l’URL du fichier .ics auquel vous souhaitez vous abonner. Vous pouvez également vous abonner à un calendrier iCalendar (.ics) en touchant le lien correspondant.

Pour les autres versions, consulter le Guide d’utilisation de l’iPhone.

S’abonner à un calendrier externe

L’ajout de calendrier externe permet de visualiser, au sein de votre agenda itiaki, des événements ou rendez-vous enregistrés sur une autre application, comme Google Agenda ou Outlook Calendrier. Cela peut s’avérer très pratique pour vérifier que vous n’avez pas un empêchement personnel, pour voir l’agenda d’un collègue qui n’utilise pas itiaki, ou si vous gérez vos rendez-vous avec un autre logiciel. Les événements, mis à jour toutes les heures, apparaitront alors dans votre agenda itiaki. Les événements ne sont pas stockés dans notre base de données. Les fichiers sont simplement mis en cache et rafraichis toutes les heures.

Pour vous abonner à un calendrier externe, allez dans le menu « Gérer le cabinet > Agenda > Calendriers ». Cliquez sur le bouton « S’abonner » et indiquez le nom, l’URL (format iCal ou .ics) et la couleur de l’agenda partagé.

Par défaut, les événements d’un calendrier externe sont affichés dans un calendrier séparé portant le nom que vous avez choisi. Si vous associez le calendrier externe à un calendrier itiaki, alors ses événements apparaitront au sein de ce calendrier (dans la même colonne). De plus, si vous utilisez la prise de RDV en ligne, les créneaux non disponibles seront pris en compte.

Récupérer l’adresse iCal d’un calendrier Google Agenda

Sur Google Agenda, cliquez sur le bouton option de l’agenda souhaité, puis sur « Paramètre et partage ». Au bas de la page, dans la rubrique « Intégrer l’agenda », copier/coller l’URL fourni dans le champ « Adresse secrète au format iCal ».

Remarque

Vous pouvez également utiliser l’URL située dans le champ « Adresse publique au format iCal » mais il faudra dans ce cas autoriser son accès en cochant la case « Rendre disponible publiquement ».

Récupérer l’adresse iCal d’un calendrier Outlook Calendrier

Sur Outlook Calendrier, cliquez sur le bouton « Paramètres » puis sur « Afficher tous les paramètres Outlook ». Ouvrez le menu « Calendriers partagés » et dans la section « Publier un calendrier », sélectionnez le calendrier souhaité et cliquez sur le bouton Publier. Apparait alors le lien ICS que vous pouvez copier/coller.

Récupérer l’adresse iCal d’un calendrier iCloud

Depuis l’application Calendrier de votre iPhone, touchez le menu Calendrier situé au bas de l’écran, puis touchez l’icône information (i) situé en regard du calendrier iCloud que vous voulez partager. Activez l’option Calendrier public, puis touchez Partagez le lien pour copier ou envoyer l’URL de votre calendrier.