Rendez-vous¶
Ajouter un rendez-vous¶
Depuis l’agenda, naviguez jusqu’à la date du rendez-vous à planifier et cliquez sur le créneau horaire souhaité, par exemple mardi à 9h00.
Si la prise de rendez-vous en ligne est activée, vous pouvez également cliquer sur le bouton « + » qui permet de visualiser les créneaux disponibles. Cliquez alors sur le créneau souhaité.
Le formulaire d’ajout d’événement s’ouvre alors.
Remarque
Un clic dans la ligne Toute la journée permet d’ajouter une note.
Pour chaque rendez-vous, les informations suivantes sont demandées :
Catégorie de l’événement (requis)
Calendrier (requis)
Date et heure de début (requis)
Date et heure de fin (requis)
Répétition (optionnel)
Patient (s’il s’agit d’une séance individuelle)
Contact (s’il s’agit d’un RDV avec un collaborateur)
Lieu (selon les lieux de la catégorie choisie)
Description (optionnel)
S’il s’agit d’une séance collective, les champs suivants sont également visibles :
Thème ou intitulé de l’atelier
Nombre maximum de participants
Ouvert à la prise de RDV en ligne
Sélection des participants
Si une catégorie par défaut est définie, alors celle-ci est automatiquement présélectionnée. Le choix de la catégorie influe sur les champs du formulaire : la durée du rendez-vous et les lieux sélectionnables s’adaptent en fonction de ce que vous avez défini dans les catégories d’événement. La couleur de l’entête du formulaire varie également selon la catégorie choisie.
Les champs date et heure sont préremplis avec le créneau choisi, mais peuvent bien entenu être modifiés. La durée est calculée automatiquement et s’affiche à côté du champ date et heure de fin.
Si un patient est requis, sélectionnez-le dans la liste déroulante correspondante, ou filtrer la liste en saisissant les premières lettres du nom ou du prénom du patient. S’il s’agit d’un nouveau patient, vous pouvez l’ajouter en cliquant sur le bouton plus 
situé à droite de la liste déroulante.
Si un contact est requis, sélectionnez-le dans la liste déroulante correspondante, ou filtrer la liste en saisissant les premières lettres du nom ou du prénom du contact. S’il s’agit d’un nouveau contact, vous pouvez l’ajouter en cliquant sur le bouton plus situé à droite de la liste déroulante.
Si le rendez-vous a lieu en visio, alors le lien de connexion à la plateforme de visioconférence sera envoyé dans les emails de confirmation et de rappel.
Le champs Description est optionnel. Il permet de noter des informations complémentaires sur le rendez-vous.
Enfin, si un tarif a été défini pour la catégorie sélectionnée, ce rendez-vous sera automatiquement ajouter à la liste des rendez-vous à facturer au patient. Si vous ne souhaitez pas facturer le rendez-vous, modifiez simplement le rendez-vous et décochez la case « Facturable ».
Une fois l’ensemble des champs complétés, cliquez sur le bouton Enregistrer. Le rendez-vous apparaît alors dans l’agenda.
Voir les détails d’un rendez-vous¶
Cliquez sur le rendez-vous souhaité pour visualiser son contenu : vous retrouvez tous les détails tels que la date, l’heure, la durée, mais aussi un lien direct vers le dossier patient ou la fiche du contact, si ces champs ont été renseignés. Par ailleurs, il est possible d’indiquer que le patient est arrivé en salle d’attente grâce au lien Marquer comme arrivé. Cela peut s’avèrer très utile si vous travaillez à plusieurs et/ou avec une secrétaire. De même, vous pouvez indiquer que le patient n’est pas venu, ce qui figurera dans son dossier.
Modifier l’heure d’un rendez-vous¶
Pour modifier le créneau horaire d’un rendez-vous, vous pouvez simplement le déplacer dans l’agenda. Cliquez sur le rendez-vous et maintenez le clic enfoncé pour déplacer le rendez-vous jusqu’à l’horaire souhaité. Puis relachez lorsque vous êtes sur le créneau désiré.
Remarque
S’il s’agit d’un rendez-vous récurrent, il vous sera demandé si la modification doit être appliquée à cet événement seulement, à cet événement et les suivants ou bien à toute la série.
Remarque
Si l’alerte désistement est activée, un email sera envoyé aux clients concernés pour les prévenir qu’un créneau s’est libéré.
Modifier un rendez-vous¶
Cliquez sur le rendez-vous souhaité pour visualiser son contenu et appuyez sur le bouton Modifier. Le formulaire s’ouvre alors et vous pouvez modifier l’ensemble des informations (date, heure, catégorie…). Une fois les champs modifiés, cliquez sur le bouton Enregistrer.
Remarque
Si le rendez-vous a eu lieu il y a plus de 7 jours, il n’est plus possible de le modifier
Annuler un rendez-vous¶
Cliquez sur le rendez-vous souhaité pour visualiser son contenu et appuyez sur le bouton Annuler. Plusieurs choix sont proposés afin de préciser la raison de l’annulation : par le patient ou par le praticien.
Une fois annulé, le rendez-vous n’apparaitra plus dans l’agenda. Vous pourrez le retrouver si besoin dans le dossier patient ou modifier les options d’affichage pour visualiser les rendez-vous annulés.
Remarque
Si l’alerte désistement est activée, un email sera envoyé aux clients concernés pour les prévenir qu’un créneau s’est libéré.
Exporter les rendez-vous¶
La liste des rendez-vous peut être exportée au format Excel ou CSV (Comma-Separated Values). Il suffit de cliquer sur le bouton Exporter la liste des rendez-vous qui est situé au-dessous de l’agenda. Vous pourrez alors choisir la période et le format souhaité.