Gestion du cabinet¶
L’espace de gestion du cabinet permet de configurer et gérer l’ensemble des informations sur votre centre. Vous pouvez ajouter un logo, définir vos horaires d’ouverture, modifier les entêtes et pieds de page de vos documents, et bien plus encore. Il est accessible depuis le menu latéral dans la section et regroupe les éléments détaillés ci-après.
Informations du cabinet¶
Accédez aux informations sur votre cabinet depuis le menu . Vous retrouverez le nom du cabinet, le ou les spécialités choisies, son logo, ses coordonnées (téléphone, email, adresse postale), le site web et vos pages sur les réseaux sociaux, ainsi que le numéro SIRET (ou IDE) et le numéro de TVA intracommunautaire. Pour modifier ces informations, cliquez sur le bouton Modifier situé en haut à droite.
Une fois les informations modifiées, cliquez sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder.
Horaires d’ouverture¶
Les jours et heures d’ouverture du cabinet sont visibles depuis le menu .
Pour modifier ces horaires, cliquez sur le bouton Modifier situé en haut à droite. Pour chaque jour de la semaine, précisez si le cabinet et ouvert ou fermé au public. Indiquez l’heure d’ouverture et l’heure de fermeture, pour l’ensemble de la journée (par exemple 09:00 à 18:00) ou par demi-journée (par exemple 09:00 - 12:30 et 14:00 - 18:00). Ces plages horaires sont utilisées dans l’agenda des rendez-vous pour définir les créneaux horaires où vous êtes disponibles.
Entêtes et pieds de page¶
Un modèle d’entête et de pied de page est proposé par défaut pour l’ensemble des documents générés en PDF (prescriptions, courriers, devis et factures). Il contient le nom du cabinet, son logo ainsi que son adresse postale et son numéro de téléphone.
Il est possible de personnaliser ce modèle et même de créer d’autres modèles en fonction de vos besoins. Vous souhaitez peut-être que le pied de page soit différent entre les factures et les courriers, avec dans un cas votre numéro SIRET et dans l’autre votre adresse postale par exemple. Si vous travaillez en équipe, chaque praticien souhaitera sans doute disposer de ses propres entêtes. Tout cela est possible en créant autant de modèles d’entête et de pied de page que nécessaire.
Pour ajouter un modèle d’entête et de pied de page, rendez-vous dans le menu et cliquez sur le bouton Ajouter un modèle situé en haut à droite.
Dans le formulaire, les informations suivantes sont demandées :
Libellé : nom du modèle d’entête et de pied de page
Utilisé pour : type de documents pour lequel est utilisé ce modèle : tous, prescription, courrier, devis, facture
Utilisateur : praticien associé à ce modèle. Le modèle sera alors utilisé par défaut lorsque ce praticien créera un document.
Entête : texte affiché en haut des pages
Pied de page : texte affiché au bas des pages
Marges : espace (en centimètres) entre le bord de la page et le texte
Un aperçu permet de voir le rendu une fois les champs saisis. Cliquez sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder. Le nouveau modèle apparait alors dans la liste.
Lieux¶
Le menu permet de créer des lieux où se déroulent les rendez-vous planifiés dans votre agenda. Vous pouvez ajouter autant de lieux que nécessaire. Pour chaque lieu, les informations suivantes sont demandées :
Nom du lieu : par exemple : Cabinet Baudin, Centre de santé, En visio, A domicile, WhatApps… A noter que le nom est visible lors de la réservation d’un RDV en ligne.
Type de lieu : choisir parmi les différentes options proposées :
Cabinet : l’adresse postale du cabinet est demandée et sera envoyée dans les messages de confirmation.
Visio : sélectionner une option parmi : la génération de liens visio automatique (recommandée), l’utilisation d’un lien permanent (si vous utilisez un outil comme Zoom ou Teams), ou bien la saisie manuelle d’un lien visio à chaque RDV.
À domicile : si vous souhaitez proposer des séances à domicile, chez le patient. Vous pourrez alors choisir une marge de temps supplémentaire pour tenir compte de vos déplacements entre chaque rendez-vous.
Téléphone : séance à distance, effectuée par téléphone ou par WhatsApp.
Autre : autre type de lieu, pour les rendez-vous en extérieur par exemple.
Informations pratiques : informations (accès, étage, parking, adresse…) qui seront envoyées dans les Rappels des RDVs pour donner des consignes pratiques au patient.
Utilisateurs¶
Vous avez la possibilité de créer des comptes utilisateurs pour les praticiens et les personnes qui travaillent avec vous et qui ont besoin d’utiliser le logiciel pour accéder à l’agenda et aux dossiers patients. Qu’ils s’agissent de praticiens associés, de praticiens remplaçants ou de secrétaires, nous vous invitons à créer un compte pour chaque nouvel utilisateur.
Pour se faire, ouvrez le menu et cliquez sur le bouton Ajouter un nouvel utilisateur. Saisissez l’adresse email du nouvel utilisateur. Une page de confirmation vous permettra de saisir son prénom, son nom, et de définir son rôle au sein de votre cabinet (praticien ou secrétaire). Il recevra alors un message par email avec un lien pour activer et configurer son compte. Une fois activé, il pourra se connecter et commencer à utiliser itiaki.
Modèles d’email¶
Vous pouvez personnaliser le contenu des emails utilisés pour l’envoi des différents documents (questionnaires, conseils, courriers, devis, factures) depuis le menu . Vous pouvez ainsi choisir l’objet du courriel et son contenu, en incluant différentes variables qui, lors de la génération du message, seront remplacées par les valeurs réelles. A noter que vous avez toujours la possibilité de modifier le texte avant l’envoi des emails, via l’aperçu proposé.
Conformité RGPD¶
Les personnes que vous accueillez au sein de votre cabinet doivent être informées du traitement des données que vous collectez dans le cadre de votre activité, conformément au Règlement Général sur la Protection des données (RGPD). Par ailleurs, il est nécessaire d’obtenir leur autorisation (consentement) pour la collecte et l’utilisation des certaines informations, comme les données de santé ou l’adresse email pour l’envoi de newsletter. Nous vous proposons ainsi de faciliter cette démarche en automatisant l’envoi de cette information et les demande de consentement grâce au menu .
Voici les options disponibles :
Utilisations des données
Collecte de données de santé dans le cadre du suivi
Collecte de données sensibles (conviction religieuse, orientation sexuelle…)
Partage du dossier de suivi avec d’autres praticiens
Envoi de newsletters par email
Prise et utilisation de photos
Durée de conservation : durée, en année, pendant laquelle vous allez conserver les données après le dernier rendez-vous effectué.
Polique de protection : lien vers votre politique de protection des données personnelles.
CGV : lien vers vos conditions générales de vente.
Inclure les CGV : Vos CGV seront automatiquement inclus dans l’email d’information envoyé à la création d’un dossier.
Mode de délivrance
Envoi automatique : un email d’information est envoyé à chaque création de dossier (recommandé)
Envoi manuel : vous choisissez d’envoyer un message au cas par cas
Autre : vous délivrez l’information oralement ou via une affiche dans votre salle d’attente
