Liste d’attente¶
Si votre cabinet est complet ou que vous souhaitez filtrer les nouvelles demandes de prise en charge, alors la mise en place d’une liste d’attente peut vous faciliter la vie : les nouveaux patients s’inscrivent sur une liste d’attente en précisant leurs besoins et leurs disponibilités, et vous validez ou refusez les demandes, selon vos conditions de prise en charge.
Activer la liste d’attente¶
Pour mettre en place une liste d’attente, il est tout nécessaire de créer votre page de présentation. Puis, dans les paramètres de prise de RDV, vous pourrez choisir d’activer ou non la liste d’attente, dans le cas où la prise de RDV est désactivée, ou si elle est limitée aux personnes déjà suivies. Si la prise de RDV est ouverte à tout le monde, alors l’option liste d’attente ne sera pas proposée.
Lorsque la liste d’attente est activée, un nouveau menu Liste d’attente apparait dans le menu principal sous la rubrique Patients.
Inscription sur liste d’attente¶
Une fois la liste d’attente activée, s’affichera sur la page de réservation la question S’agit-il de votre premier rendez-vous ? qui permettra d’aiguiller les personnes vers la liste d’attente (réponse Oui) ou vers le formulaire de prise de RDV (réponse Non. La personne sera alors invitée à s’inscrire sur la liste d’attente du cabinet.
L’inscription se déroule en 3 étapes :
Demande¶
Le patient est tout d’abord invité à préciser sa demande et choisir le praticien avec qui il souhaite être pris en charge, la ou les catégories de rendez-vous qu’il souhaiteraient et la problématique qu’il rencontre.
Disponibilités¶
L’inscription se poursuit avec les disponibilités du demandeur, en proposant un choix parmi les jours de la semaine et des créneaux (matin, après-midi, soirée). Si le patient a des contraintes particulières, il peut les indiquer dans le champ correspondant.
Coordonnées de la personne concernée¶
L’inscription se termine enfin avec la saisie des informations personnelles du demandeur : nom, prénom, email, téléphone, etc.
Une fois l’inscription confirmée, un email récapitulatif est envoyé à la fois au demandeur et au praticien.
Gérer les demandes¶
Les nouvelles demandes de prise en charge sont accessibles depuis le menu Liste d’attente et peuvent être ouvertes en cliquant sur le bouton Voir. Plusieurs actions sont possibles :
Pré-valider : la demande sera marquée comme vérifiée et pourra être acceptée lorsqu’une place se libère. Vous pourrez évaluer sa priorité et saisir un commentaire.
Demander plus d’infos : si la demande est incomplète ou que vous avez besoin de plus de précisions, il est possible de Poser une question ou d”Envoyer un questionnaire en ligne. La demande sera alors mise en attente jusqu’à la réception des informations.
Refuser : La demande sera refusée et un message personnalisable sera envoyé pour donner des informations complémentaires. Vous pourrez également indiquer une raison du refus qui restera en interne.
Lorqu’une demande est marquée comme vérifiée, vous pourrez envoyer une proposition de prise en charge qui pourra être acceptée ou déclinée par le patient. Si la proposition est acceptée, un bouton permettra de créer un nouveau dossier de suivi, et la demande sera alors archivée. Le suivi de chaque demande, avec l’historique des statuts, des questions et des propositions envoyées, est affichée à droite de chaque demande. Un bouton Modifier permet également de mettre à jour les coordonnées du demandeur si nécessaire.