Catégories des événements

Les événements de l’agenda sont classés selon des catégories définies par vos soins. Chaque catégorie d’événement a sa propre couleur, une durée prédéfinie et ses propres paramètres. Vous pouvez créer autant de catégories d’événement que vous souhaitez, selon vos besoins et l’activité de votre cabinet. Par exemple : bilan initial, séance de suivi, téléconsultation, atelier de groupe, réunion, absence, etc. Les catégories permettent de distinguer plus facilement les événements présents dans l’agenda.

Par défaut, les catégories Réunion et Absence sont créées lors de la configuration du cabinet. Vous pouvez bien entendu les renommer, les modifier ou les désactiver.

Liste des catégories d’événements

La liste des catégories d’événements est accessible depuis le menu Gérer le cabinet ‣ Agenda ‣ Catégories d’événements.

Ajouter une catégorie d’événement

Pour créer une nouvelle catégorie d’événement, cliquez sur le bouton Ajouter une catégorie situé en haut à droite de la liste des catégories d’événement. Saisissez les informations sur la nouvelle catégorie, comme détaillées ci-après.

Champ	Description	Exemple
Nom	Intitulé de la catégorie	Séance de suivi
Abréviation	Nom abrégé de la catégorie	Sce suivi
Durée par défaut	Durée (de 10 min à 5 heures) de l’événement associé à cette catégorie. Cette durée pourra être modifiée lors de la création de l’événement	30 min
Couleur	Code couleur hexadecimal associé à la catégorie. Une palette de sélection permet de choisir une couleur.	#00a65a
Groupe	Groupe dans lequel la catégorie est classée. Ce champ est optionnel.
Par défaut	Si cochée, la catégorie sera présélectionnée automatiquement lors de l’ajout d’un nouvel événement. Cocher cette case pour la catégorie qui est donc la plus fréquente (ex : consultation).
Activé	Si la catégorie est active, elle apparaîtra dans la liste de choix des catégories lors de la création d’un nouvel événement. Vous pouvez décocher cette case et rendre une catégorie inactive si votre cabinet arrête temporairement ou définitivement de proposer un type d’événement.
Audience	Précisez s’il s’agit d’une séance individuelle (avec un patient), d’une séance collective (avec plusieurs patients), d’un RDV avec un collaborateur ou une entreprise de votre répertoire de contacts, ou d’un RDV personnel.
Lieux	Indiquez le ou les lieux où se déroulent les séances : au cabinet, en visio, à domicile… Vous pouvez créer et choisir autant de lieux que nécessaire.
Description	Présentation succinte affichée sur la page de Prise de rendez-vous en ligne.
Marge de temps	Durée (de 5 min à 2 heures) ajoutée après l’événement lorsque celui-ci est pris en ligne, pour prévoir un temps de pause.	15 min
Limite quotidienne	Nombre maximum de rendez-vous de ce type qui peuvent être réservés en ligne chaque jour
RDV simultané	Autoriser ou non un rendez-vous concomitant en ouvrant un autre créneau de réservation sur la même plage horaire
Infos pratiques	Message informatif utilisé dans les Rappels des RDVs pour donner des informations complémentaires en lien avec la catégorie. Par exemple : tenue vestimentaire, documents à apporter…
Pièce(s) jointe(s)	Fichier(s) qui sera envoyé avec l’email de confirmation, sous forme de pièce jointe.
Questionnaire	Questionnaire qui sera envoyé automatiquement avant chaque rendez-vous.
Infos après RDV	Message informatif utilisé dans les Rappels des RDVs pour donner des informations complémentaires en lien avec la catégorie, après un rendez-vous, par exemple pour avoir un retour sur la séance ou envoyer un formulaire de satisfaction.
Facturable	Cochez cette case si un tarif doit être défini et que les événements de cette catégorie sont facturés au patient.
Prestations	Définissez le tarif des séances en sélectionnant la ou les prestations à facturer. Vous pouvez adapter les quantités et créer différents tarifs selon le lieu choisi.
Paiement	Choisissez si un paiement (acompte ou total) est demandé à la réservation du RDV en ligne. Vous pouvez demander un paiement pour tous les RDV ou bien seulement pour les RDV en distanciel (visio, téléphone).

Une fois les champs saisis, cliquez sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder. La catégorie apparaît alors dans la liste des catégories d’événements, et vous pourrez la modifier si nécessaire.

Modifier une catégorie d’événement

Pour modifier une catégorie d’événement existante, repérez la catégorie souhaitée dans la liste des catégories d’événement et cliquez sur le bouton Modifier situé à sa droite. Effectuez les modifications souhaitées (changement de la couleur, de la durée, etc.) et cliquez sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder les modifications.

Modifier l’ordre des catégories d’événement

Par défaut, les catégories d’événements sont listés par ordre alphabétique. Si vous souhaitez modifier l’ordre d’affichage, depuis la liste des catégories, cliquez sur le bouton Réorganiser situé en haut à droite. Apparait alors à gauche de chaque catégorie un symbôle que vous pouvez sélectionner pour déplacer la catégorie à la position souhaitée. La sauvegarde est automatique. Une fois terminé, cliquez sur le bouton Terminer.

Supprimer une catégorie d’événement

Il n’est pas possible de supprimer une catégorie. Vous pouvez cependant la désactiver, en décochant la case activé depuis le formulaire de modification. Elle n’apparaitra plus dans la liste déroulante du formulaire d’ajout d’événément.

Groupe de catégories

Vous pouvez organiser vos catégories en groupes, ce qui permet d’améliorer leur affichage dans votre page de réservation, notamment si vous proposez de nombreux types de séances. Vous pouvez par exemple créer des groupes en fonction de vos spécialités (ex : Ostéopathie, Nutrition, Massage, etc.) ou selon le public visé (ex : Adultes, ados, enfants), et y déplacer les catégories correspondantes.

Pour créer un nouveau groupe de catégories, cliquez sur le bouton Ajouter un groupe situé en haut à droite de la liste des catégories d’événement. Saisissez le nom du groupe, sélectionnez les catégories qu’il contient, et définissez si besoin une limite quotidienne de réservation pour ce groupe, puis cliquez sur le bouton Enregistrer.

Cliquez ensuite sur le bouton Réorganiser pour ajuster l’ordre des catégories si nécessaire.